E-Mail Anhang zu groß? PDF-Datei online stellen + teilen

Sie möchten einem Bekannten eine PDF-Datei per E-Mail senden aber der Anhang ist zu groß? Das kommt häufig vor, denn PDF-Dateien können sehr schnell sehr groß werden und überschreiten das Limit von vielen E-Mail-Clients. Kein Grund zur Panik also! In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen verschiedene Wege, wie Sie Ihre PDF-Datei online stellen können, damit solche Probleme ab sofort der Vergangenheit angehören.

Egal ob Produktkatalog, Werbeprospekt, Präsentation, Magazin oder Flyer. Wenn es um die Weitergabe von Dokumenten geht, hat sich das PDF als De-facto-Standard etabliert. Wenn Sie eine PDF-Datei aber per E-Mail an eine andere Person schicken möchten, können verschiedene Probleme auftreten:

• Ihr E-Mail Programm erlaubt nur Anhänge bis zu einer bestimmten Größe
• Das Postfach des Empfängers ist voll und kann die Nachricht nicht aufnehmen
• Der Empfänger kann generell nur Nachrichten bis zu einer bestimmten Größe empfangen

✅ Das ist die Lösung: PDF online stellen und teilen

Statt die Datei direkt als E-Mail-Anhang zu senden, können Sie das PDF vorher online veröffentlichen und dem Empfänger den Link zum Abruf schicken.

Lösung 1: Link zum Direktdownload senden

Ein beliebter Trick ist die Weitergabe der Datei nach vorherigem Dateiupload. Es gibt dutzende Anbieter, bei denen Sie Ihre Datei kostenlos hochladen können und per Link an Ihre Freunde und Bekannte weiterleiten können. In der folgenden Tabelle haben wir für Sie einige Anbieter zusammengestellt.

Je nach Anbieter gibt es unterschiedliche Größenlimits, die sich nach kostenlosen und kostenpflichtigen Paketen unterscheiden können. Daher haben wir für Sie auch die aktuellen Größenlimits der Anbieter herausgesucht.

Bei sensiblen und vertraulichen Dokumenten sollten Sie vorher genau überlegen, ob Sie die Datei unverschlüsselt bei einem der Dienste ablegen möchten. Hier empfiehlt es sich, die Datei vorher lokal mit einem Passwort zu verschlüsseln. Dieses können Sie dem Empfänger am besten telefonisch oder in einer separaten E-Mail zukommen lassen. Lästige Fehlermeldungen im E-Mail-Client gehören so der Vergangenheit an.

Fehlermeldung aus Microsoft Outlook. Der Anhang ist zu groß und kann nicht per E-Mail gesendet werden.Screenshot: FLYERALARM.digital

Lösung 2: E-Mail-Plugin für Dateiupload nutzen

Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, über ein Outlook-Plugin Dateien direkt bei einem Anbieter hochzuladen. Wer Adobe Acrobat installiert hat, kann direkt beim Verfassen der E-Mail-Nachricht auf den Button “Datei per Link anhängen” klicken. Einfach die gewünschte PDF-Datei auswählen und der Upload beginnt automatisch.

Der Link zum Abruf wird nach dem erfolgreichen Upload direkt in der E-Mail eingefügt.Screenshot: FLYERALARM Digital

Der Link zum hochgeladenen Dateianhang wird automatisch zur E-Mail hinzugefügt. Klickt man auf diesen Link, öffnet sich im Browser die Adobe Document Cloud. Dort lässt sich das PDF direkt im Browser ansehen bzw. herunterladen. Die Document Cloud von Adobe umfasst 2 GB freien Speicherplatz oder 100 GB Speicherplatz (Acrobat DC-Abonnement). Wer gelegentlich Dateien per E-Mail sendet, sollte damit gut arbeiten können.

Ansicht einer PDF-Datei direkt im Browser in der Adobe Document Cloud.Screenshot: Adobe / FLYERALARM Digital

Lösung 3: PDF auf eigenem Cloudspeicher oder eigener Website ablegen

Sie besitzen eine eigene Website oder haben einen Cloudspeicher wie DropBox oder Google Drive? Perfekt! Dort können Sie ebenfalls Ihre großen PDF-Dateien hochladen und per Link in einer E-Mail versenden.

Vorteil: Die Dateien liegen in Ihrem Konto bzw. bei Ihrem Webspace-Provider und Sie können ganz einfach und schnell über die Linkfreigabe bestimmen, wer die Datei herunterladen kann und wer nicht. Nur wer den Link kennt, kann auf die Datei zugreifen.

Sie kennen eine weitere Möglichkeit, wie man ein PDF ganz einfach versenden kann? Dann teilen Sie Ihr Wissen gerne mit allen anderen Lesern die vor dem gleichen Problem stehen.